In der heutigen Arbeitswelt, in welcher Geschäftskommunikation hauptsächlich per E-Mail erfolgt, ist das Verfassen effektiver Nachrichten eine entscheidende Fähigkeit. Ob es darum geht, einen guten Eindruck bei deinem Chef zu hinterlassen, einen Deal mit einem Kunden abzuschliessen oder einfach nur eine Message klar an dein Team zu vermitteln – die Beherrschung der E-Mail-Etikette kann dich als besonders fähiges Teammitglied etablieren. Hier sind 7 wertvolle Tipps, mit denen du bessere E-Mails schreiben kannst und sicherstellst, dass deine Kommunikation sowohl wirkungsvoll als auch professionell ist.
1. Betreffzeile angemessen nutzen
Die Betreffzeile ist die erste Interaktion, die der Empfänger mit deiner E-Mail hat. Mach sie wertvoll! Sie sollte präzise, informativ und repräsentativ für den Inhalt der E-Mail sein. Eine gut formulierte Betreffzeile erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass deine E-Mail geöffnet und angemessen priorisiert wird.
Beispiel:
Statt „Frage“ verwende „Frage zu den Meeting-Protokollen vom 12. März“.
2. Komm auf den Punkt
Zeit ist in der Geschäftswelt ein wertvolles Gut. Stelle sicher, dass deine E-Mails prägnant und auf den Punkt gebracht sind. Beginne, falls nötig, mit einer kurzen Einführung, gib den Zweck deiner E-Mail klar an und mach deutlich, wenn eine Handlung erforderlich ist. Dieser Ansatz respektiert die Zeit des Empfängers und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass deine E-Mail umgehend bearbeitet wird.
Beispiel:
„Hallo Herr Müller, ich schreibe Ihnen bezüglich der Projektbesprechung nächste Woche. Können Sie die Agenda bitte bis Freitag bestätigen? Vielen Dank!“
3. Professioneller Ton
Genau wie das angemessene Auftreten am Arbeitsplatz ist die Aufrechterhaltung eines professionellen Tons in deinen E-Mails entscheidend. Dies bedeutet nicht, dass deine E-Mails keine Wärme enthalten dürfen. Sie können professionell und dennoch zugänglich sein, indem du deine Worte sorgfältig wählst und auf informellen Slang oder Jargon verzichtest, der in vielfältigen Arbeitsumgebungen möglicherweise nicht überall verstanden wird.
Beispiel:
„Sehr geehrte Frau Schmidt, ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte Ihnen für Ihre Unterstützung bei unserem letzten Projekt danken. Ihre Beiträge waren äußerst wertvoll.“
4. Eine persönliche Note integrieren
In einem Meer von generischen Nachrichten stechen personalisierte E-Mails hervor. Die Ansprache des Empfängers mit Namen und die Anpassung des Inhalts der E-Mail an dessen Interessen oder Schmerzpunkte fesselt nicht nur die Aufmerksamkeit, sondern baut auch eine Beziehung auf. Allerdings ist ein Gleichgewicht wichtig – eine Überpersonalisierung könnte aufdringlich wirken.
Beispiel:
„Hallo Herr Meier, ich habe gesehen, dass Sie letzte Woche an der Konferenz in Berlin teilgenommen haben. Ich würde gerne Ihre Meinung zu den diskutierten Themen hören.“
5. Grammatik und Formatierung nicht vernachlässigen
Unterschätze nicht die Macht gut gepflegter E-Mails. Nutze klare Formatierungen, Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen für eine einfache Lesbarkeit und führe immer eine Rechtschreibprüfung durch, bevor du auf Senden klickst. Grammatikfehler können deine Professionalität und die Seriösität deiner Nachricht untergraben.
Beispiel:
„Bitte überprüfen Sie die folgenden Punkte für das nächste Meeting:
1. Aktualisierung des Projektstatus
2. Diskussion über Budgetanpassungen
3. Planung der nächsten Schritte“
6. Starker Abschluss
Wie du deine E-Mail beendest, ist genauso wichtig wie der Beginn. Füge eine klare Handlungsaufforderung (CTA) hinzu, wenn du eine Antwort oder eine bestimmte Aktion erwartest. Bedanke dich bei deinem Empfänger für dessen Zeit und schliesse mit einem professionellen Gruss wie „Mit freundlichen Grüssen“, gefolgt von deinem Namen und deiner Position.
Beispiel:
„Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung bis zum 15. April. Vielen Dank und mit freundlichen Grüssen, Max Mustermann, Projektmanager.“
7. Das Follow-Up: Timing ist alles
Das Nachfassen ist wichtig, wird aber oft übersehen. Wenn du keine Antwort erhalten hast und eine benötigst, zeigt ein höfliches Follow-up nach einer angemessenen Zeit dein Engagement und deine Professionalität. Achte jedoch darauf, nicht aufdringlich zu wirken. Timing und Ton sind hier entscheidend.
Beispiel:
„Hallo Frau Müller, ich wollte nur nachhaken, ob Sie meine E-Mail vom 10. März erhalten haben. Ich freue mich auf Ihre Antwort. Vielen Dank!“
Fazit
Das Verfassen effektiver E-Mails ist eine unverzichtbare Fähigkeit, welche dich in deiner Karriere voranbringen kann. Denn eine E-Mail kann der erste und bleibende Eindruck sein, den du bei Kollegen, Kunden und Vorgesetzten hinterlässt. Eine gut formulierte E-Mail spiegelt deine Professionalität, Detailgenauigkeit und Kommunikationsfähigkeiten wider. Deshalb lohnt es sich zu lernen, wie du bessere E-Mails schreiben kannst.
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